Rechnungsübermittlung an die SWR Media Services GmbH

Allgemeine Hinweise 

  • Rechnungen an die SWR Media Services sind in einfacher Ausfertigung auszustellen. 
  • Innerhalb der Rechnungen sind die jeweilige Bestellnummer und ggf. Bestellposition anzugeben.  
  • Liegt ausnahmsweise eine schriftliche Bestellung nicht vor, so sind im Textblock (nicht in der Anschrift!) der Rechnung, der Name und die Abteilung des/der Mitarbeiters/-in der SWR Media Services anzugeben, der/die die Lieferung/Leistung veranlasst hat. 

 

Postalischer Rechnungsversand 

Rechnungen, die auf dem Postweg versandt werden, sind ausschließlich an die folgende Anschrift zu versenden:  

SWR Media Services GmbH 
Finanzverwaltung 
Hans-Bredow-Str. 2 
76530 Baden-Baden 

 

Elektronischer Rechnungsversand 

Die SWR Media Services kann Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen und automatisiert verarbeiten, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: 

  • Die Rechnungen gehen (ausschließlich) als PDF-Anhang zu einer E-Mail ein. 
  • Pro E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten sein. 
  • Zusätzliche Anhänge sind nur in den folgenden Dateiformaten zulässig: 
    Microsoft Word (.DOC, .DOCX), Text (.TXT), TIF (.TIF), JPG (.JPG), Microsoft Excel (.XLS, .XLSX) 
  • Pro E-Mail darf grundsätzlich nur eine einzige PDF-Datei enthalten sein. 
    Arbeitsnachweise, Raportzettel, Lieferscheine etc. müssen entweder als weitere Seiten in der PDF-Rechnung selbst oder als zusätzlicher Dateianhang in einem der vorgenannten Dateiformate in der E-Mail enthalten sein. 
    Sollen hiervon abweichend mehre PDF-Dateien in einer E-Mail vorhanden sein, so muss die folgende Konvention für die Dateinamen eingehalten werden: 
    Der Dateiname der PDF-Rechnung selbst muss mit Rechnung beginnen. 
    Die Dateinamen aller weiterer PDF-Dateien müssen mit Anlage beginnen.
    Beispiel: Rechnung_123.pdf, Anlage1_123.pdf, Anlage2.pdf 
  • Die PDF-Rechnungen dürfen nicht verschlüsselt und nicht passwortgeschützt sein. 
  • Im E-Mailbody (= Text der E-Mail) dürfen keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten sein, diese dürfen ausschließlich in der PDF-Rechnung selbst enthalten sein. 
  • Um die in § 14 des Umsatzsteuergesetzes geforderte Unversehrtheit der Rechnungen sicherzustellen, müssen die Rechnungen direkt vom Aussteller auf die nachgenannte E-Mail-Adresse der SWR Media Services gesendet werden. Eventuell weitergeleitete E-Mails können nicht verarbeitet und damit die Rechnungen nicht bezahlt werden. 
  • PDF-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD-1.0 und ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X (nach der Europäischen Norm EN 16931) können verarbeitet werden. 
  • Die Größe der Rechnungs-E-Mail darf maximal 30 MB betragen. 
  • Die Rechnungs-E-Mail muss an die An-Adresse, nicht in CC oder BCC gesendet werden. 

Die E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsversand lautet: rechnungseingang@swrmediaservices.de 

Diese Rechnungsadresse darf nicht für Korrespondenz (wie Anfragen, Erinnerungen o.ä.) verwendet werden, da hier die eingehenden Mails ausschließlich automatisch verarbeitet und nicht gelesen werden.